Rola špeditéra sa pri organizácii prepravy nákladov neustále vyvíja. Vďaka dynamickému rozvoju moderných technológií sa zmenil nielen charakter jeho práce, ale aj nástroje, ktoré používa na manažovanie celého logistického procesu. Kalkulačku, fax, Excel – doterajšie základné pracovné nástroje – vytláčajú inovatívne telematické riešenia. Špeditér s telefónom v ruke a s poznámkovým blokom ležiacim vedľa stacionárneho počítača sa stáva minulosťou.
Technologický pokrok dal zamestnancom špedičných a dopravných firiem nové možnosti. Profesionáli v súčasnosti používajú integrované telematické systémy, ktoré umožňujú najefektívnejším a najrentabilnejším spôsobom prepraviť daný náklad a manažovať celú flotilu. Hoci ešte neexistuje nástroj, ktorý by dokázal komplexne obslúžiť všetky úlohy, ktoré sa vykonávajú pri obsluhe dopravných zákaziek, vďaka rozumnému používaniu už existujúcich riešení môžu firmy získať prevahu nad konkurenciou.
Odborníci, ktorí tvoria riešenia pre firmy z odvetvia dopravy, logistiky a špedície, sa svojimi riešeniami snažia riešiť skutočné problémy, ktoré dispečeri musia riešiť. Dodávajú na trh aplikácie, programy, pokročilé telematické systémy. Každé riešenie má byť predovšetkým užitočné a pomocné pri každodennej práci.
Nevyhnutá technológia každého podnikového manažmentu
Ešte pred niekoľkými rokmi bol základom práce špeditéra priamy kontakt so zákazníkom a s kolegami (telefonické dohadovanie s prepravcami, či „návštevy“ účtovného oddelenia s balíkom faktúr na zaúčtovanie). Mnohé činnosti vyžadovali priame „fyzické“ zaangažovanie (napr. ručné dopĺňanie kalendára, vypĺňanie dokumentov ap.). Dnes to za špeditéra robí technológia.
Telematické riešenia umožňujú:
- optimalizovať prepravné náklady (napr. vďaka eliminovaniu tzv. návratov „naprázdno“, či priebežnému kalkulovaniu úrovne spotreby paliva);
- plánovať prepravu nákladov s využitím inteligentných a precíznych dopravných máp;
- komunikovať s vodičom v ľubovoľnej chvíli;
- sledovať polohu vozidla na trase;
- monitorovať statusy zákaziek;
- vystavovať: faktúry (a exportovať ich do účtovného programu), prepravné dokumenty, listy CMR ap.
Také možnosti poskytujú predovšetkým dopravné burzy/databázy, nástroje spĺňajúce potreby odvetvia dopravy, špedície a logistiky. Platformy Trans.eu, TimoCom, Teleroute sú poprednými dodávateľmi riešení tohto typu. Prístup špeditérov a dopravcov k týmto riešeniam je v súčasnosti už pracovným štandardom. Burza/databáza je iba jedným z mnohých nástrojov, ktoré používajú.
Ak chce firma optimalizovať dopravné náklady, chce presne analyzovať výdavky a lepšie manažovať obeh dokumentov, likvidujúc nepotrebné (a časovo náročné) „papierovačky“, musí ísť ešte ďalej – integrovať svoje systémy s telematikou a hľadať inovatívne riešenia.
Práve z potreby efektívnejšie využívať flotilu a inteligentnejšie ju manažovať, vznikol WEBFLEET – nástroj od spoločnosti TomTom Telematics. Holandská firma dodala technológiu, ktorá navzájom spája telekomunikačné, výpočtové a informačné riešenia. WEBFLEET bleskovo odovzdáva informácie o stave vozidlového parku a práci vodičov. Operátor flotily môže hocikedy skontrolovať napr. jazdecký štýl vodiča. Pracovník, ktorý jazdí ekonomickejšie, dosahuje nižšiu spotrebu paliva. Taký, ktorý dbá o bezpečnosť, spôsobuje menej havárií, a to znamená, že vozidlá môžu byť používané dlhšie a lacnejšie. Informácie tohto typu sú neoceniteľné. Systém tiež transparentným spôsobom vedie evidenciu pracovného času vodičov.
Na druhej strane funkcia GPS, bez ktorej si dnes už nikto nevie predstaviť normálne fungujúcu firmu, umožňuje sledovať a monitorovať intenzitu dopravy a zápchy na trase. TomTom LINK tiež môže analyzovať také parametre ako: zrýchľovanie a prudké pohyby vozidla (napr. náhle brzdenie či ostré otáčanie). Okrem toho dokáže merať aktuálnu rýchlosť a čas práce na voľnobehu. Takýmto spôsobom sa dá zistiť, akým spôsobom vodič vozidlo riadi, a ako to ovplyvňuje úroveň spotreby paliva. Ak to má negatívny vplyv, dispečer môže prostredníctvom systému Active Driver Feedback v každej chvíli kontaktovať zamestnanca, a upozorniť ho na to. Komunikácia v reálnom čase pomáha aj vodičovi, ktorý sa v prípade akýchkoľvek problémov na trase môže rýchlo skontaktovať so svojou firmou.
Telematické systémy využívajú aj výrobcovia nákladných áut. Scania Polska používa nástroj Scania Fleet Management. Vďaka nemu sa dajú jednoducho analyzovať konkrétne parametre vozidla, ako aj spôsob jeho prevádzky. Medzi inými sa dá sledovať: spotreba paliva, náklady na opravy a technické kontroly – systém v stanovenom čase pošle upozornenie, že vozidlo má v najbližšom čase prejsť komplexnú diagnostiku.
Monitoring práce vodičov je tiež jedna z možností, ktoré ponúka Fire TMS, program na manažment dopravy a špedície. Nástroj má veľmi veľa užitočných funkcií, ktoré ocení každý špeditér. Nástroj medzi inými umožňuje: kontrolovať náklady, vďaka pokročilej funkcii vykazovania (analýza rentability zákaziek, denných obratov a ziskov jednotlivých pobočiek, a to sú iba niektoré možnosti nástroja). Intuitívne vystavovanie faktúr jedným stlačením, bezproblémové vyúčtovanie diét a služobných ciest vodičov (údaje na základe knihy jázd a GPS), rýchle vyhľadávanie dokumentov v archíve (napr. skenov, faktúr), to sú ďalšie riešenie, ktoré výrazne zlepšujú efektívnosť práce užívateľa FireTMS.
Náklady na administratívu ako aj čas, ktorý je potrebný venovať organizácii kancelárskej práce umožňuje eliminovať riešenie Comarch EDI Network. Systém, ktorý zákazníkom ponúka „rýchle a bezpečné zasielanie dát medzi partnermi na celom svete“. A okrem toho „zaručuje automatizáciu procesov celého dodávateľského reťazca od objednávky, cez preberanie tovarov a doručenie, až po fakturáciu a platby“. Využívajúc EDI (angl. electronic data interchange) sa jednoduchým spôsobom dajú napr. exportovať faktúry. Nemusíte ich dopĺňať ručne a napr. uchovávať v šanónoch. Dokumenty môžete vašim obchodným partnerom zasielať elektronicky, vôbec nemusíte používať tradičnú poštu. Koniec problému s dlhými radmi na pošte.
Ako optimálne naplánovať naloženie tovaru?
Je to jedena z podstatných dilem pri nakladaní tovaru do vozidla. Otázky typu: “Zmestí sa tovar v nákladnom aute?” alebo “Čo sa stane, ak budú rozmery tovaru vypočítané zle?” sa v hlavách špeditérov objavujú dennodenne. Chyba počas plánovania môže vystaviť spoločnosť na vážne finančné straty, oneskorenie doručenia, zmluvné sankcie, a finálne, k strate zákazníka.
Chyba môže stáť firmu veľmi veľa, preto tak neoceniteľným nástrojom pri plánovaní naloženia tovaru je Goodloading – inteligentný plánovač nákladov. Program umožňuje simulovať proces nakladania tovaru tak, aby boli maximálne využité prepravné kapacity vozidla. Optimálne využitie miesta v nákladom aute alebo návese, prináša konkrétne finančné výhody: umožňuje zredukovať prepravné náklady a efektívne manažovať vozidlový park. Dokonca aj vtedy, keď je potrebné prepraviť tovar s neštandardnými rozmermi. Práve v takých situáciách sa plánovač zíde najviac.
3D náhľad nakládky
Užívateľ sám vyberá typ nákladu a zadáva jednotlivé parametre. Presne to isté robí, keď chce vybrať vozidlo. Môže ho vybrať zo zoznamu alebo sám zadať požadované rozmery. Vždy má na výber. Rozhoduje o type nákladu (napr. europalety), type nadstavby, spôsobe prepravy (napr. “vo vrstvách”, tzn. možnosť umiestňovať tovar jeden na druhom). Keď zadá všetky potrebné parametre, stačí stlačiť tlačidlo “Nalož na vozidlo”. Výsledok práce sa okamžite zobrazí na 3D vizualizácii. Ak ste presne zadali vypočítané LDM, hmotnosť a objem, nákladný priestor je využitý optimálne. Ak nie, môžete jednoducho upraviť už pridaný náklad, stačí keď ho priamo zaznačíte a zmeníte nesprávne údaje.
Nezabúdajme, že správne naloženie tovaru na vozidle nie je len o maximálnom využití prepravných kapacít flotily, ale tiež o bezpečnosti prepravy. Ak je distribúcia hmotnosti na nápravu správna, vodič zachová schopnosť riadenia a brzdenia. Podobne je to aj s hmotnosťou nákladu, ktorý musí byť rozložený rovnomerne. Ak je ktorákoľvek strana preťažená, vozidlo alebo náprava sa môže zosunúť z cesty. Pri nakladaní tovaru sa musí zohľadňovať aj ťažisko. Aby si vozidlo zachovalo náležitú stabilitu, najťažší náklad musí byť umiestnený čo najnižšie. Všetky tieto činnosti vedú k tomu, aby sa vodič s nákladom vždy dostal bezpečne do cieľa. Nezabúdajme, že vozidlo sa pri každej autohavárii môže poškodiť a s tým súvisia – náklady opravy. Nehovoriac o živote a zdravý vodiča, na ktoré musí myslieť v svojej práci každý špeditér.
Dodajme, že Goodloading si dokonale poradí aj vtedy, keď je hlavný tovar už naložený, avšak vodič bude musieť na trase prevziať dodatočný náklad z iného skladu. V prvom rade rýchly pohľad na rozmiestnenie tovaru (3D vizualizácia), odrazu odpovie na otázku aký (a v akom množstvo) tovar sa ešte dá naložiť. Plánovač sa už nemusí spoliehať iba na svoju predstavivosť a robiť náčrty na hárku papiera.
Samozrejme, vyššie predstavené riešenia nepredstavujú všetky možnosti, ktoré môže používať špeditér. Avšak jasno vidno, že odvetvie dopravy, špedície a logistiky, je pre dodávateľov IT technológií veľmi veľký trh. Stále sa objavujú nové služby a nástroje, a tie, ktoré už existujú, sa neustále rozvíjajú. Automatizácia procesov, uchovávanie (a spracovávanie) údajov v mraku (angl. cloud), internet vecí, využívanie umelej inteligencie – všetky tieto prvky sa už teraz v svojej každodennej práci využívajú zamestnanci špedície, a všetko nasvedčuje, že tento trend sa bude naďalej prehlbovať.
