Дигитализацията на процесите се обсъжда от много години. Означава ли това, че процесите чакат своята дигитализация? Е, не – те не чакат. Зад тях стоят хора, които си заслужава да се изслушат, за да се научат и разберат техните очаквания. Следователно анализът в поне три измерения е от решаващо значение за оценка на всеки процес: външен клиент, вътрешен клиент и хора, участващи в процеса.
Кой се нуждае от дигитализация
Като набор от действия, водещи до определен резултат, процесът не чака нищо. Понякога се случва незабележимо само по себе си. Разбира се, не винаги се случва подредено. Дори и да е ефективен (да носи очакваните резултати), може ли да се счита за подходящ? Не е задължително.
Дали ще се осъществи дигитализация зависи от решенията на ръководителите на процеси, мениджърите и управителните съвети.
Отличен пример за процес, който е от решаващо значение във веригата на доставки, е организацията на транспорт на стоки. Може да изглежда доста просто за организиране и лесно за изпълнение. Ако обаче се вгледате отблизо, ще откриете, че има доста страни, участващи в доставката на стоки, и техните очаквания често са противоречиви. Само тогава реалността ще се представи такава, каквато е.
Първо измерение – процесът задоволява нуждите на външен клиент, който не винаги е този, който поръчва транспорта. Също така може да бъде получателят, който поръчва стоките и очаква доставка в уговореното време. Той не се интересува от самия процес, а от неговия резултат.
Второ измерение – процесът задоволява нуждите на вътрешен клиент. Преди информацията за търсенето на транспорт да бъде прехвърлена в отдела, отговарящ за логистиката, много често тя преминава през отдел продажби и обслужване на клиенти, които са „прозорец към света“. Изискванията възникват и тук, главно по отношение на получаването на информация за статуса на изпълнение.
Трето измерение – процесът отговаря на нуждите на участващите в неговото изпълнение. Клиентът е купил, отдел продажби е изпълнил плана, отдел обслужване на клиенти е потвърдил наличността и датата на доставка. Така че е време за логистиците. Тяхна отговорност е да „намерят транспорт“. Затова те се свързват с подизпълнители – превозвачи, спедитори – за да подадат транспортната поръчка за изпълнение. Те определят срокове, условия, потвърждават цената на договора или договарят индивидуални транспортни условия. Освен това има поръчка за транспорт … Такава ежедневна комбинация от имейли, телефонни обаждания, съобщения. След това данните за водача и превозното средство трябва да бъдат получени и изпратени до склада, отдела за продажби и обслужване на клиенти, за да могат те да уведомят клиента.
Логистиците са в центъра на вниманието в тази част от процеса. От тях зависи дали клиентът ще получи поръчаните стоки. Те изпращат имейли, правят телефонни обаждания, отговарят на текстови съобщения и комуникират през месинджър. Всичко е под контрол … докато нещо не се промени, напр. възможен ден за доставка. Тогава за логистиците процесът започва от самото начало … имейли, телефонни обаждания, оферти, преговори, текстови съобщения …
Ако нещо работи добре, защо да го променяме?
Юсейн Болт спечели състезанията на 100 метра. Той тичаше по-бързо от съперниците си, защото беше по-добър във всяко отношение. Той започна по-добре, движеше краката си по-ефективно, заемаше по-добра позиция на тялото на всеки етап от състезанието. Знам, че може да изглежда странно, че бягане за 9,58 сек е разделено на етапи. Всъщност може да се раздели – точно както всеки процес. Заемане на изходна позиция, начална реакция, излизане от блоковете, ускорение, достигане на максимална скорост, поддържане на скорост, пресичане на финалната линия .. Ще има ли някога някой по-бърз … Надявам се. И ще бъде много вълнуващо да можете да гледате друг запис … може би ще бъде победен само с 0,01 секунди, така че само 1 на милион (0,1%).
И така, какво да направя, за да бъда по-бърз по време на състезание на 100 метра? Просто стартирайте по-добре от Юсейн Болт веднъж 🙂 Това обаче не е така в оперативните процеси, където повторяемостта е от решаващо значение.
Как всичко това е свързано с процеса по организация на транспорта? Е, колкото по-дълго се опитвате да подобрите текущия процес, толкова по-малки печалби можете да очаквате в бъдеще. Подобрението с 0,1% ще бъде ли задоволително? Вероятно вече знаете отговора. Перифразирайки Алберт Айнщайн – докато все още правите същото, не очаквайте други ефекти.
Дигитализация = стратегия + процес + инструменти
Първо, стратегията:
- Въведете данни само веднъж и на едно място.
- Получете достъп до информацията, която в момента получавате по имейл, телефон или SMS.
- Използвайте споделена информация и споделяйте информация.
- Получавайте полезна инфомрация от общността.
- Спрете да се обаждате, пишете и изпращате имейли или текстови съобщения.
- Вижте процеса като състоящ се от малки операции, които задвижват по-големи елементи от веригата на доставки.
- Подобрете потока от информация между клиентите, участниците в процеса и техните партньори.
- Фокусирайте операциите си върху изключенията, т.е. върху това, което изисква реакция – истинско внимание, останалото трябва да работи автоматично.
- Трябва да е просто и ефективно.
- Трябва да жъде ефикасно и автоматично.
Второ, процесът:
- Не се опитвайте да изобретявате наново колелото.
- Транспортният пазар е много фрагментиран, с голям брой участници, които трябва да бъдат включени в ефективен процес.
- Използвайте универсален процес за всички превозвачи и спедитори.
- Комбинирайте множество участници в един процес.
- Удовлетворете своите информационните нужди и тези на транспортната общност.
- Не търсете превозвачи на всяка цена – технологията ще го направи вместо вас благодарение на алгоритмите.
Трето, инструментите:
- Използвайте платформа, която прилага универсален процес.
- Изберете платформа, която вече се използва от общността на превозвачите и спедиторите – включително вашите настоящи подизпълнители – ако те вече са там, вашите товари също са там.
- Комбинирайте вашия собствен инструмент с универсална платформа – изпращайте и получавайте информация автоматично.
- Адаптирайте собствените си инструменти към дигиталния свят.
- Не инвестирайте в инструмент, който можете да имате практически безплатно. Ако имате бюджет за разработка на инструменти – инвестирайте в интеграция.
- Не създавайте инструмент за собствените си нужди, в ползата, на който ще се опитате да убедите останалите. Имайте предвид, че те се нуждаят от достъп до информация, а не от вашия инструмент.
Дигитализацията означава използване на споделени данни и възможност за ефективно постигане на целта
Ако искате да се придвижите бързо, не купувате влак или самолет, не изграждате гари или летища. Купувате си билет и използвате дадено транспортно средство. Възползвате се от общо решение, огромна инфраструктура, за която всеки, които иска да използва, плаща. Споделяте и използвате като всички останали. Благодарение на това печелите.
Не забравяйте, че инструментите за вашите процеси не трябва да са пречка за постигане на ефективност – особено когато има много участници в процеса. Според тях „техният инструмент е по-добър от вашия“, според вас: „Вашият е по-добър“. Универсалната платформа елиминира този проблем. Той свързва вас и тях при равни условия с равен достъп до информация.
Личен консиерж – къде да търсим спестявания
Консиерж услугата е скъпа. В миналото консиержите са палели свещи и са се грижели за гостите, а днес те правят неща, които обикновено се считат за невъзможни (например купуват билет за концерт, когато вече билетите са свършили). Те имат достъп до информация, която не е общодостъпна. В обикновените дейности технологиите отдавна са ги заменили.
Ако успехът на вашата оферта се определя от цената, а не от емоциите, защо все още използвате услугите на личен аналогов съветник?
Спедиторите или превозвачите „на повикване“ (по имейл или телефон) са еднакво удобни. Обаждате се … те се организират. Вие пишете … те осигуряват колата. Без значение дали е нещо стандартно или уникално … Пулс … Действие. Вие искате… те изпълняват. Те работят добре, но всеки път отделят цялата енергия и време за вашия случай. Ето защо е толкова скъпо … Луксът има своята цена.
И какво, ако … Добре дошли в новия дигитален свят на логистика 4.0
Дигитализацията се състои в достъп до информация в реално време, от всяко място, автоматично. След като бъде въведена, също от превозвача или спедитора, информацията е незабавно достъпна за изпращача.
Такива възможности предлага платформа Trans.eu в областта на управлението на автомобилния транспорт. Тя позволява ефективна комуникация с превозвачи и спедитори, обмен на информация за товари (изпращане със запитване за цена, директно с цена, или без такава), изпращане на заявка до избран превозвач и наблюдение на статуса на нейното изпълнение, получаване на данни за превозното средство и водача за целите на усведомеността, обмен на документи, необходими за уреждане на поръчката (напр. CMR, известие за доставка, фактура)
Всичко е изцяло цифрово – без имейли, електронни таблици, текстови съобщения, телефони. И когато решите да свържете платформата със собствената си система чрез API, можете да разполагате с цялата информация автоматично „на вашето място“ и вие и вашите превозвачи и спедитори да работите посредством собствените си системи. Това вече не е фантазия. Това е необходимост.
- Piotr Roczniak
- Global Account Manager, Trans.eu
- Процесът на цифровизация, макар и да изглежда труден, продължителен и сложен, не е задължително да е такъв. Свържете се с мен и ще разберете, че логистика 4.0 е по-близо, отколкото си мислите: proczniak@trans.eu
