O digitalizácii procesov sa hovorí už mnoho rokov. Znamená to, že procesy čakajú na digitalizáciu? No nie – nečakajú. Stoja za nimi ľudia, ktorých stojí za to počúvať, aby poznali a pochopili ich očakávania. Preto je pre vyhodnotenie každého procesu rozhodujúca analýza najmenej v troch dimenziách: externý zákazník, interný zákazník a ľudia zapojení do procesu.
Kto potrebuje digitalizáciu?
Ako súbor akcií vedúcich k určitému výsledku proces na nič nečaká. Niekedy sa to stane nepozorovateľne samo od seba. Je pravda, že nie vždy sa to deje usporiadaným spôsobom. Aj keď je efektívny (prináša očakávané výsledky), dá sa považovať za vhodný? Nie nevyhnutne.
To, či dôjde k digitalizácii, závisí od rozhodnutí vedúcich procesov, oblastných manažérov a správnych rád.
Vynikajúcim príkladom procesu, ktorý je rozhodujúci v dodávateľskom reťazci, je organizácia prepravy tovaru. Môže sa zdať dosť nekomplikované zariadiť a ľahko sa implementovať. Ak sa však pozriete trochu ďalej a lepšie sa pozriete, zistíte, že do dodávky tovaru je zapojených pomerne veľa strán a ich očakávania sú často protichodné. Až potom sa realita predstaví taká, aká je.
Prvá dimenzia – proces uspokojuje potreby externého zákazníka, ktorý nie je vždy objednávateľom prepravy. Môže to byť tiež príjemca, ktorý si objedná tovar a v dohodnutom čase čaká na doručenie na miesto. Nezaujíma ho samotný proces, ale jeho výsledok.
Druhá dimenzia – proces uspokojuje potreby interného zákazníka. Predtým, ako sa informácie o dopyte po doprave prenesú do oddelenia zodpovedného za logistiku, veľmi často prejdú cez oddelenie predaja a služieb zákazníkom, ktoré sú „oknom do sveta“. Taktiež tu vznikajú požiadavky, hlavne pokiaľ ide o získanie informácií o stave implementácie.
Tretia dimenzia – proces uspokojuje potreby tých, ktorí sa podieľajú na jeho implementácii. Zákazník kúpil, predaj uskutočnil plán, zákaznícky servis potvrdil dostupnosť a dátum dodania. Takže je čas na logistov. Je ich zodpovednosťou „nájsť dopravu“. Preto kontaktujú subdodávateľov – dopravcov, špeditérov – aby prijali príkaz na prepravu na vykonanie. Stanovia termíny, podmienky, potvrdia zmluvnú cenu alebo zjednajú individuálne prepravné podmienky. Dodatočne existuje objednávka na prepravu. Takáto denná zmes e-mailov, telefonátov, správ. Potom je potrebné získať údaje o vodičovi a vozidle a odoslať ich do skladu, na oddelenie predaja a zákazníckych služieb, aby mohli zákazníka informovať.
Logisti v tejto časti procesu zostávajú v centre pozornosti. Závisí od nich, či zákazník objednaný tovar dostane. Posielajú teda e-maily, telefonujú, odpovedajú na textové správy a komunikujú prostredníctvom služby instant messenger. Všetko je pod kontrolou, kým sa niečo nezmení, napr. možný deň prepravy. Pre logistov potom proces začína od začiatku – e-maily, telefónne hovory, ponuky, rokovania, textové správy. Jedným výrazom „pásmo jednej osoby“.
Ak niečo funguje dobre, prečo to zmeniť?
Usain Bolt vyhral preteky na 100 metrov. Bežal rýchlejšie ako jeho konkurencia, pretože bol lepší v každom prvku. Štartoval lepšie, efektívnejšie hýbal nohami, v každej etape pretekov zaujal lepšiu polohu tela. Viem, že sa môže zdať čudné, že 9,58-sekundový závod je rozdelený do etáp. Dá sa to skutočne rozdeliť – ako na každý proces. Zaujatie východiskovej polohy, začatie reakcie, opustenie blokov, zrýchlenie, dosiahnutie maximálnej rýchlosti, udržanie rýchlosti, prekročenie cieľovej čiary. Nájde sa niekedy niekto rýchlejší … dúfam, že áno. A bude veľmi vzrušujúce mať možnosť sledovať ďalší rekord, možno ho prekoná iba 0,01 sekundy, takže iba 1 promile (0,1%).
Čo teda robiť, aby ste boli rýchlejší počas behu na 100 metrov? Stačí raz bežať lepšie ako Usain Bolt 🙂 To však neplatí v prípade operačných procesov, kde je rozhodujúca opakovateľnosť.
Ako to teda súvisí s procesom organizácie dopravy? Čím dlhšie sa budete snažiť vylepšiť súčasný proces, tým menšie zisky môžete v budúcnosti očakávať. Bude zlepšenie o 0,1% uspokojivé? Odpoveď už pravdepodobne poznáte. Aby sme parafrázovali Alberta Einsteina – zatiaľ čo stále robíte to isté, neočakávajte žiadne ďalšie účinky.
Digitalizácia = stratégia + proces + nástroje
Po prvé, stratégia:
- Zadajte údaje iba raz na jednom mieste.
- Získajte prístup k údajom, ktoré momentálne dostávate e-mailom, telefonicky alebo SMS.
- Používajte zdieľané informácie a zdieľajte informácie.
- Získajte údaje z komunity.
- Prestaňte volať, písať a odosielať e-maily alebo textové správy.
- Pozerajte sa na proces, ktorý pozostáva z malých operácií, ktoré poháňajú väčšie prvky v dodávateľskom reťazci.
- Zlepšiť tok informácií medzi zákazníkmi, účastníkmi procesu a ich dodávateľmi.
- Zamerajte svoje operácie na výnimky, t. j. na to, čo si vyžaduje reakciu – skutočná pozornosť, zvyšok má fungovať automaticky.
- Musí to byť jednoduché a efektívne.
- Musí to byť efektívne a automatické.
Po druhé, proces:
- Nepokúšajte sa znovu objavovať koleso.
- Trh dopravy je veľmi rozdrobený a má vysoký počet účastníkov, ktorí by mali byť zapojení do efektívneho procesu.
- Použite univerzálny postup pre všetkých dopravcov a špeditérov.
- Spojte viacerých účastníkov do jedného procesu.
- Zabezpečte uspokojenie svojich informačných potrieb a informácií dopravnej komunity.
- Nehľadajte dopravcov za každú cenu – technológia to za vás urobí vďaka algoritmom.
Po tretie, nástroje:
- Používajte platformu, ktorá implementuje univerzálny proces
- Vyberte si platformu, ktorú už používa komunita dopravcov a špeditérov – vrátane vašich súčasných subdodávateľov – ak tam už sú, sú tam aj vaše náklady.
- Kombinujte svoj vlastný nástroj s univerzálnou platformou – automaticky odosielajte a prijímajte informácie.
- Prispôsobte svoje vlastné nástroje digitálnemu svetu.
- Neinvestujte do nástroja, ktorý môžete mať prakticky zadarmo. Ak máte rozpočet na vývoj nástrojov – investujte do integrácie.
- Nestavajte si nástroj pre svoje vlastné potreby, o ktorý sa pokúsite presvedčiť logistu, zákaznícky servis, predaj, zákazníka, prepravcu alebo špedíciu. Verte, že potrebujú prístup k informáciám, nie k vášmu nástroju.
Digitalizácia znamená použitie zdieľaných údajov a možnosť ich použitia na efektívne dosiahnutie cieľa
Ak sa chcete rýchlo presunúť, nekúpite si vlak ani lietadlo, nestaváte stanice ani letiská. Kúpite si lístok a použijete daný dopravný prostriedok. Využívate výhody spoločného riešenia, obrovskej infraštruktúry, ktorú platí každý, keď ju chce používať. Zdieľate a používate ako všetci ostatní. Vďaka tomu získavate.
Pamätajte, že nástroje pre vaše procesy by nemali byť prekážkou, ďalšou bariérou dosiahnutia efektívnosti – najmä ak je veľa účastníkov procesu. Podľa nich je „ich nástroj lepší ako váš“, podľa vás „Váš je lepší“. Univerzálna platforma tento problém eliminuje. Spája vás a ich za rovnakých podmienok s rovnakým prístupom k informáciám.
Personal concierge – kde hľadať úspory
Služba concierge je drahá. V minulosti používali concierges na zapaľovanie sviečok, potom sa starali o hostí a dnes robí veci, ktoré sa bežne považujú za nemožné (napríklad nákup lístka na koncert, keď už nie je v predaji). Majú prístup k informáciám, ktoré nie sú všeobecne dostupné. Pri bežných činnostiach ich technológia už dávno nahradila.
Ak je úspech vašej ponuky určený cenou a nie emóciami, prečo stále využívate služby osobného analógového poradcu?
Rovnako pohodlní sú aj špeditéri alebo dopravcovia „v pohotovosti“ (e-mailom alebo telefonicky). Zavoláte, organizujú sa. Píšete, poskytujú auto. Nezáleží na tom, či ide o niečo štandardné alebo jedinečné. Fungujú dobre, ale zakaždým, keď venujú všetku energiu a čas vášmu prípadu. Preto je taký drahý.
Vitajte v novom digitálnom svete logistiky 4.0
Digitalizácia spočíva v automatickom prístupe k informáciám z ktoréhokoľvek miesta v reálnom čase. Po zadaní, tiež dopravcom alebo špeditérom, sú informácie okamžite k dispozícii odosielateľovi.
Takéto príležitosti v oblasti riadenia cestnej dopravy ponúka Platforma Trans.eu. Umožňuje efektívnu komunikáciu s dopravcami a špeditérmi, výmenu informácií o náklade (zasielanie s dotazom na cenu, s kúpnou cenou, bez ceny), zasielanie objednávky vybranému dopravcovi a sledovanie stavu jeho vykonania, získanie vozidla a údaje vodiča pre účely notifikácie, výmena dokladov potrebných na vybavenie objednávky (napr. CMR, dodací list, faktúra s DPH).
Je to všetko plne digitálne – žiadne e-maily, tabuľky, textové správy, telefóny. A keď sa rozhodnete pripojiť platformu k svojmu vlastnému systému pomocou rozhrania API, môžete mať všetky informácie automaticky „u seba“ a vy a vaši dopravcovia a špeditéri môžete pracovať na svojich vlastných systémoch. Toto už nie je fantázia. Je to nevyhnutnosť.
