O digitalizaci procesů se mluví již mnoho let. Znamená to, že procesy čekají na digitalizaci? No ne – nečekají. Stojí za nimi lidé, které stojí za to poslouchat, aby poznali a pochopili jejich očekávání. Proto je pro vyhodnocení každého procesu rozhodující analýza nejméně ve třech dimenzích: externí zákazník, interní zákazník a lidé zapojení do procesu.
Kdo potřebuje digitalizaci
Jako soubor akcí vedoucích k určitému výsledku proces na nic nečeká. Někdy se to stane nepozorovatelně samo od sebe. Je pravda, že ne vždy se to děje uspořádaně. I když je efektivní (přináší očekávané výsledky), dá se považovat za vhodný? Ne nutně.
To, zda dojde k digitalizaci, závisí na rozhodnutí vedoucích procesů, oblastních manažerů a správních rad.
Vynikajícím příkladem procesu, který je rozhodující v dodavatelském řetězci, je organizace přepravy zboží. Může se zdát dost nekomplikované zařídit a snadno se implementovat. Pokud se však podíváte trochu dál a lépe se podíváte, zjistíte, že do dodávky zboží je zapojeno poměrně mnoho stran a jejich očekávání jsou často protichůdné. Teprve pak se realita představí taková, jaká je.
První dimenze – proces uspokojuje potřeby externího zákazníka, který není vždy objednatelem přepravy. Může to být také příjemce, který si objedná zboží a v dohodnutém čase čeká na doručení na místo. Nezajímá ho samotný proces, ale jeho výsledek.
Druhá dimenze – proces uspokojuje potřeby interního zákazníka. Než se informace o poptávce po dopravě přenesou do oddělení odpovědného za logistiku, velmi často projdou přes oddělení prodeje a služeb zákazníkům, které jsou „oknem do světa“. Také zde vznikají požadavky, zejména pokud jde o získání informací o stavu implementace.
Třetí dimenze – proces uspokojuje potřeby těch, kteří se podílejí na jeho implementaci. Zákazník koupil, prodej uskutečnil plán, zákaznický servis potvrdil dostupnost a datum dodání. Takže je čas na logisty. Je jich odpovědností „najít dopravu“. Proto kontaktují subdodavatelů – dopravců, speditérů – aby přijaly příkaz k přepravě na provedení. Stanoví termíny, podmínky, potvrdí smluvní cenu nebo sjednají individuální přepravní podmínky. Dodatečně existuje objednávka na přepravu, taková denní směs e-mailů, telefonátů, zpráv. Pak je třeba získat údaje o řidiči a vozidle a odeslat je do skladu, na oddělení prodeje a zákaznických služeb, aby mohli zákazníka informovat.
Logistici v této části procesu zůstávají v centru pozornosti. Závisí na nich, zda zákazník objednané zboží dostane. Posílají tedy e-maily, telefonují, odpovídají na textové zprávy a komunikují prostřednictvím služby instant messenger. Všechno je pod kontrolou, dokud se něco nezmění, např. možný den přepravy. Pro logisty pak proces začíná od začátku – e-maily, telefonní hovory, nabídky, jednání, textové zprávy. Jedním výrazem „pásmo jedné osoby“.
Pokud něco funguje dobře, proč to změnit?
Usain Bolt vyhrál závod na 100 metrů. Běžel rychleji než jeho konkurence, protože byl lepší v každém prvku. Startoval lépe, efektivněji hýbal nohama, v každé etapě závodu zaujal lepší polohu těla. Vím, že se může zdát divné, že 9,58-sekundový závod je rozdělen do etap. Dá se to skutečně rozdělit – jako na každý proces. Zaujetí výchozí polohy, zahájení reakce, opuštění bloků, zrychlení, dosažení maximální rychlosti, udržení rychlosti, překročení cílové čáry. Najde se někdy někdo rychlejší … doufám, že ano. A bude velmi vzrušující mít možnost sledovat další rekord, lze jej překoná pouze 0,01 sekundy, takže pouze 1 promile (0,1%).
Co tedy dělat, abyste byli rychlejší během běhu na 100 metrů? Stačí jednou běžet lépe než Usain Bolt 🙂 To však neplatí v případě operačních procesů, kde je rozhodující opakovatelnost.
Jak to tedy souvisí s procesem organizace dopravy? Čím déle se budete snažit vylepšit současný proces, tím menší zisky lze v budoucnu očekávat. Bude zlepšení o 0,1% uspokojivé? Odpověď již pravděpodobně znáte. Abych parafrázoval Alberta Einsteina – zatímco stále děláte totéž, neočekávejte žádné další účinky.
Digitalizace = strategie + proces + nástroje
Zaprvé, strategie:
- Zadejte údaje pouze jednou na jednom místě.
- Získejte přístup k údajům, které momentálně dostáváte e-mailem, telefonicky nebo SMS.
- Používejte sdílené informace a sdílejte informace.
- Získejte údaje z komunity.
- Přestaňte volat, psát a odesílat e-maily nebo textové zprávy.
- Dívejte se na proces, který sestává z malých operací, které pohánějí větší prvky v dodavatelském řetězci.
- Zlepšit tok informací mezi zákazníky, účastníky procesu a jejich dodavateli.
- Zaměřte své operace na výjimky, t. j. na to, co vyžaduje reakci – skutečná pozornost, zbytek má fungovat automaticky.
- Musí to být jednoduché a efektivní.
- Musí to být efektivní a automatické.
Za druhé, proces:
- Nepokoušejte se znovu objevovat kolo.
- Trh dopravy je velmi roztříštěný a má vysoký počet účastníků, kteří by měli být zapojeni do efektivního procesu.
- Použijte univerzální postup pro všechny dopravce a speditéry.
- Spojte více účastníků do jednoho procesu.
- Zajistěte uspokojení svých informačních potřeb a informací dopravní komunity.
- Nehledejte dopravců za každou cenu – technologie to za vás udělá díky algoritmům.
Za třetí, nástroje:
- Používejte platformu, která implementuje univerzální proces.
- Vyberte si platformu, kterou již používá komunita dopravců a speditérů – včetně vašich současných subdodavatelů – pokud tam již jsou, jsou tam i vaše náklady.
- Kombinujte svůj vlastní nástroj s univerzální platformou – automaticky odesílejte a přijímejte informace.
- Přizpůsobte své vlastní nástroje digitálnímu světu.
- Neinvestujte do nástroje, který můžete mít prakticky zdarma. Pokud máte rozpočet na vývoj nástrojů – investujte do integrace.
- Nestavte si nástroj pro své vlastní potřeby, o který se pokusíte přesvědčit logistu, zákaznický servis, prodej, zákazníka, přepravce nebo spedici. Věřte, že potřebují přístup k informacím, nikoliv k vašemu nástroji.
Digitalizace znamená použití sdílených dat a možnost jejich použití pro efektivní dosažení cíle
Chcete-li se rychle přesunout, nekoupíte si vlak ani letadlo, nestává stanice ani letiště. Koupíte si lístek a použijete daný dopravní prostředek. Využíváte výhody společného řešení, obrovské infrastruktury, kterou platí každý, když ji chce používat. Sdílíte a používáte jako všichni ostatní. Díky tomu získáváte.
Pamatujte, že nástroje pro vaše procesy by neměly být překážkou, další bariérou dosažení efektivnosti – zejména pokud je hodně účastníků procesu. Podle nich je „jejich nástroj lepší než váš“, podle vás „Váš je lepší“. Univerzální platforma tento problém eliminuje. Spojuje vás a je za stejných podmínek se stejným přístupem k informacím.
Personal concierge – kde hledat úspory
Služba concierge je drahá. V minulosti používali concierges na zapalování svíček, pak se starali o hosty a dnes dělá věci, které se běžně považují za nemožné (například nákup lístku na koncert, když už není v prodeji). Mají přístup k informacím, které nejsou obecně dostupné. Při běžných činnostech jejich technologie už dávno nahradila.
Pokud je úspěch vaší nabídky určený cenou a ne emocemi, proč stále využíváte služby osobního analogového poradce?
Stejně pohodlní jsou i speditéři nebo dopravci „v pohotovosti“ (e-mailem nebo telefonicky). Zavoláte, organizují se. Píšete, poskytují auto. Nezáleží na tom, zda jde o něco standardní nebo jedinečné. Fungují dobře, ale pokaždé, když věnují veškerou energii a čas vašemu případu. Proto je takový drahý.
Vítejte v novém digitálním světě logistiky 4.0
Digitalizace spočívá v automatickém přístupu k informacím z kteréhokoliv místa v reálném čase. Po zadání, též dopravcem nebo speditérem, jsou informace okamžitě k dispozici odesílateli.
Takové příležitosti v oblasti řízení silniční dopravy nabízí Platforma Trans.eu. Umožňuje efektivní komunikaci s dopravci a speditéry, výměnu informací o nákladu (zasílání s dotazem na cenu, s kupní cenou, bez ceny), zasílání objednávky vybranému dopravci a sledování stavu jeho provedení, získání vozidla a údaje řidiče pro účely oznamování, výměna dokladů potřebných k vyřízení objednávky (např. CMR, dodací list, faktura s DPH).
Je to vše plně digitálně – žádné e-maily, tabulky, textové zprávy, telefony. A když se rozhodnete připojit platformu ke svému vlastnímu systému pomocí rozhraní API, můžete mít všechny informace automaticky „u sebe“ a vy a vaši dopravci a speditéři můžete pracovat na svých vlastních systémech. Toto už není fantazie. Je to nutnost.
