Voldoen aan de hoge eisen van Europese klanten, het optimaliseren van het transportmanagementproces – en tot slot – het verminderen van het percentage laattijdige leveringen zijn slechts enkele van de uitdagingen waarmee het Oekraïense industriële bedrijf Interpipe onlangs werd geconfronteerd. Svitlana Surova, Logistiek Directeur bij Interpipe, vertelt hoe deze doelen in succes zijn omgezet.
De digitalisering van processen in de vorige periode was een trend en vandaag is het een inherente vereiste voor een bedrijf dat probeert concurrerend te blijven. Het online volgen van transporten is een van de diensten die steeds meer bedrijven nodig hebben.
Waarom besloot u track & trace bij Interpipe te implementeren?
Er zijn verschillende redenen waarom dit nodig is:
- Het bedrijf als geheel had zo’n oplossing nodig. Interpipe levert haar producten rechtstreeks aan de magazijnen van de klant. Daarom is het belangrijk om de tijdige levering te controleren om aan onze verplichtingen te voldoen. Daarnaast digitaliseren we in het bedrijf steeds meer processen – zowel productie als service. Ze worden volledig transparant, betrouwbaar en beheerd. De toeleveringsketen is geen uitzondering.
- Onze belangrijkste klanten hadden zo’n oplossing nodig. De meeste van onze Europese klanten hebben een boekingssysteem voor tickets op datum en tijd. Er moeten duizenden kilometers worden afgelegd om vracht af te leveren – de vrachtwagen voldoet mogelijk niet aan het afleveringsschema, komt te laat met lossen of komt eerder dan gepland aan. Daarom moeten we de klant uiterlijk 48 uur voor aanvang van de boeking informeren over de schemawijziging, zodat de klant de mogelijkheid heeft om het volgende vrije slot te reserveren, anders zal de auto moeten wachten op een nieuw ‘losvenster “voor onbepaalde tijd.
- Track & Trace is vandaag een onmisbare tool voor onze logistieke afdeling. Het is noodzakelijk om de levering van elke auto dagelijks te controleren. Dit element van het werk kostte nogal wat tijd. Soms hadden we ook te maken met het probleem van desinformatie van zowel de chauffeur als de vervoerders.
Welke criteria heb je in overweging genomen bij het selecteren van een aannemer?
Allereerst geven we om de ervaring van bedrijven. Andere aannemers stelden bijvoorbeeld voor om ofwel alle vervoerders aan te sluiten op één navigatiesysteem, trackers uit te geven tijdens het laden of alle chauffeurs te verbinden via de mobiele applicatie. Geen van beide opties was geschikt voor ons, aangezien elke optie zijn nadelen had, zoals hoe de vervoerder moet uitleggen dat ze het contract met hun leverancier moeten verbreken en verbinding moeten maken met de door ons aanbevolen leverancier? Hoe zouden terugkerende trackers werken? Wie draagt de materiële verantwoordelijkheid? Wie neemt trackers op in de activa van het bedrijf? Hoe kan ik alle chauffeurs van telefoons voorzien van een stabiele internetverbinding, zowel in Oekraïne als in Europa? Het Trans.eu-platform was een ondubbelzinnige leider in deze zaken, aangezien het de integratie van het maximale aantal leveranciers in één systeem voorstelde, terwijl vervoerders niet opnieuw over contracten hoefden te onderhandelen en van leverancier te wisselen. Bovendien was Trans.eu toen al geïntegreerd met zo’n 100 leveranciers en konden auto’s die op een van deze leveranciers waren aangesloten vanaf dag één worden gemonitord.
Hoe zag het track & trace proces er vroeger uit?
Voordat het project werd geïmplementeerd, was het proces volledig handmatig. Elke logistiek medewerker controleerde zijn auto’s zelf telefonisch. Alle gegevens werden ingevoerd in één tabel die naar klanten werd gestuurd. In tijden van de hoogste belasting was het nodig om een extra medewerker (dispatcher) in te huren die direct betrokken was bij het verzamelen van informatie van chauffeurs en vervoerders over de locatie van de auto’s en de verwachte aankomstdatum op de losplaats, omdat de logistiek het zoeken naar auto’s en het toezicht niet bijhouden tot het moment van lossen.
Hoe ziet het proces er vandaag uit?
Op dit moment is voertuig tracking geautomatiseerd en veel eenvoudiger. We hebben een uniform rapport ontwikkeld dat alle leveringen in realtime omvat, en om de klant te informeren over de locatie van een specifiek voertuig, volstaat het om het rapport bij te werken. Een andere functionaliteit die door onze experts is verfijnd, is ook vermeldenswaard: een online kaart met alle auto’s op de weg. Op deze kaart auto’s zijn gegroepeerd op kleur (zoals verkeerslichten) – onderweg volgens de leverdatum, vertraagd of voor de leverdatum. Door over een specifiek pictogram te bewegen, kunt u gegevens zien over het nummer van de auto, de vervoerder / expediteur, de chauffeur, het bestelnummer en wat de auto vervoert. Het is erg handig en de gegevens zijn uitputtend voor zowel de logistiek als de klant.
Het is ook de moeite waard om te benadrukken dat dankzij het project logistiek alleen in het proces wordt meegenomen als het systeem bij het berekenen van de geplande aankomstdatum bij de klant aangeeft dat de auto vroeg of laat zal aankomen.
Op dit moment werken we samen met Trans.eu aan de uitvoering van een andere taak in het track & trace project: de klantenzone. Dit is essentieel voor de klant om zijn eigen order te kunnen volgen van productie tot levering aan de deur van zijn eigen magazijn.
Welke resultaten van de service-implementatie worden door u als cruciaal beschouwd?
Vertragingen brachten de meest slapeloze nachten door, vooral wanneer klanten strikte beperkingen hadden op de losdata en -tijden. Dankzij dit project werd deze uitdaging gevonden in de categorie beheersbaar risico. Voordat het project werd geïmplementeerd, bedroeg het toevoer onderbreking bijvoorbeeld 30,4% van alle verzendingen. Momenteel ligt deze ratio dicht bij het niveau van 3-4%. We zijn erin geslaagd om leveringsonderbrekingen te minimaliseren met twee oplossingen:
- vervoerders / expediteurs weten dat de logistiek medewerker op elk moment kan traceren waar de auto zich bevindt, dus zijn ze meer verantwoordelijk voor het in acht houden van de tijdvakken (het boeken van een verzenddatum)
- de logistiek specialist ziet direct wanneer de levering kan worden verstoord (de auto loopt fors voor op schema of andersom – laat) en informeert de klant tijdig – uiterlijk binnen 48 uur.
Dankzij het project is ook de tijd van verbindingen met chauffeurs en vervoerders / expediteurs verkort, waardoor logistiek medewerkers meer tijd hebben om nieuwe partners te zoeken, nieuwe projecten uit te voeren en andere zaken die strategisch zijn voor het bedrijf.
- beantwoordt de vragen
- Svitlana Surova
- Directeur logistiek, Interpipe
