Odpowiednie zarządzanie flotą samochodową stanowi jedno z wyzwań, przed którym staje każdy przewoźnik. Zakup i utrzymanie pojazdów w należytym stanie to tylko niektóre z obowiązków specjalisty ds. fleet management. Sprawdź, jak skutecznie i wydajnie zarządzać flotą ciężarówek.
Na czym polega zarządzanie flotą samochodową?
Zarządzanie flotą samochodową to proces logistyczny, którego nazwa pochodzi od angielskich słów car fleet management. Według definicji GUS, w ramach zarządzania flotą zachodzą procesy polegające na rozmieszczeniu i przepływie środków trwałych (pojazdach osobowych, ciężarowych i mieszanych), ludzi oraz dóbr materialnych w koordynacji z innymi procesami.
Obejmuje one takie czynności jak:
👉 zakup i sprzedaż pojazdów,
👉zawieranie i obsługa produktów ubezpieczeniowych,
👉 zapewnienie kierowcom niezbędnych dokumentów i narzędzi,
👉 kontrola stanu wyposażenia pojazdów,
👉 serwisowanie samochodów,
👉 likwidacja szkód,
👉 wydawanie i kontrola kart paliwowych.
Przeczytaj także: Wykorzystanie telematyki w branży TSL – co warto wiedzieć i jak z tego korzystać?
Co robi specjalista ds. floty?
Zarządzanie flotą w firmie transportowej zazwyczaj należy do obowiązków specjalisty ds. fleet management. U mniejszych przewoźników – dysponujących jedną lub kilkoma ciężarówkami – funkcję tę może pełnić np. właściciel firmy, ale wraz ze wzrostem liczby pojazdów warto wyznaczyć pracownika odpowiedzialnego za zarządzanie flotą samochodową. Osoby na takie stanowiska mianowane są nie tylko w firmach transportowych, lecz właściwie w każdym przedsiębiorstwie posiadającym pojazdy wykorzystywane w działalności gospodarczej.
Zarządzanie flotą pojazdów to złożony proces. Pierwszym etapem w nowych firmach jest zakup samochodów odpowiadających profilowi jej działalności. Kluczowy jest tu wybór formy finansowania, np. zakup za gotówkę lub skorzystanie z najpopularniejszego wśród przedsiębiorców leasingu. Niezbędne jest także zawarcie umów ubezpieczeniowych, których zakres ochrony powinien być dopasowany do skali i rodzaju prowadzonej działalności.
W trakcie eksploatacji ciężarówek specjalista ds. zarządzania flotą samochodową powinien dbać o utrzymanie pojazdów w dobrym stanie technicznym. W tym celu musi kontrolować stan aut i organizować przeglądy serwisowe, naprawy, wymiany opon oraz badania techniczne. Ostatnim etapem cyklu życia ciężarówki w firmie transportowej jest natomiast jej sprzedaż. Uzyskane tym sposobem środki finansowe osoba odpowiedzialna za zarządzanie flotą może przeznaczyć na zakup nowych pojazdów.
Programy do zarządzania flotą znacznie ułatwiają pracę
W ramach zarządzania flotą samochodów ciężarowych niezbędne jest zapewnienie kierowcom wymaganej prawem dokumentacji i niezbędnych narzędzi pracy. Specjalista ds. fleet management przed wysłaniem pojazdu w trasę powinien upewnić się, czy kierowcy przekazano m.in.:
✅ dowód rejestracyjny ciężarówki i ewentualnie także naczepy lub przyczepy,
✅ polisy ubezpieczeniowe każdego z pojazdów,
✅ wypis z licencji,
✅ telefon komórkowy lub smartfon,
✅ nawigację,
✅ kartę paliwową,
✅ druki CMR,
✅ pieczątkę firmową,
✅ urządzenia do pobierania opłat drogowych,
✅ wyposażenie stosowne do typu pojazdu, np. pasy i narożniki transportowe, maty antypoślizgowe czy obuwie lub okulary ochronne.
Papierowe listy kontrolne dla każdej z ciężarówek to coraz rzadziej stosowane rozwiązanie. Program do zarządzania flotą samochodową znacznie ułatwia kontrolowanie wyposażenia pojazdów. Nowoczesne oprogramowanie umożliwia m.in. integrację z systemami telematycznymi, co pozwala stale monitorować położenie i aktualny stan samochodu ciężarowego. Ponadto program do zarządzania flotą ułatwia planowanie napraw i czynności serwisowych. To wszystko sprawia, że nawet w niewielkich flotach warto rozważyć wdrożenie oprogramowania służącego do fleet management.
Przeczytaj także: Monitoring GPS ciężarówek a skuteczne zarządzanie flotą
Dlaczego warto skutecznie zarządzać flotą samochodową?
Chyba każdy przewoźnik chce wydajnie i rentownie realizować zlecenia transportowe. Sprawna i kompletnie przygotowana do trasy ciężarówka stanowi w tym przypadku jeden z najważniejszych czynników sprawnej realizacji zlecenia. Ewentualne braki w dokumentacji lub wymaganym wyposażeniu z pewnością zostaną wychwycone w razie kontroli, co nie tylko przedłuży nieplanowany postój pojazdu, lecz także niesie ryzyko mandatu lub odpowiedzialności karnej.
Zły stan techniczny pojazdu może być podstawą do nałożenia kar finansowych, a także zakazu dalszej jazdy. Nawet jeśli pojazd z usterkami nie zostanie skontrolowany przez uprawnione służby, to znacznie wzrasta ryzyko awarii, która uniemożliwi terminowe wykonanie usługi. Wtedy przewoźnik często musi liczyć się z karami finansowymi, a także negatywnymi ocenami wystawianymi przez kontrahentów, co może utrudniać zdobywanie kolejnych zleceń poprzez giełdę transportową.
Skuteczne zarządzanie flotą ciężarówek pozwala w znacznym stopniu zminimalizować ryzyko nieprzewidzianych komplikacji. Obecnie coraz częściej stosuje się w tym celu specjalistyczne rozwiązania informatyczne. Dzięki programom do zarządzania flotą można nie tylko łatwiej dopilnować stanu wyposażenia oraz wszystkich czynności serwisowych lub naprawczych, lecz także w połączeniu z telematyką kontrolować styl jazdy kierowców i zużycie paliwa. To wszystko sprawia, że skuteczne zarządzanie flotą ciężarówek po prostu się opłaca.
