Digitalisierung des Transportmanagementprozesses

Die Digitalisierung von Prozessen wird seit vielen Jahren diskutiert. Heißt das, dass die Prozesse auf die Digitalisierung warten? Nun, nein – sie warten nicht. Dahinter stehen Menschen, denen man zuhören sollte, um ihre Erwartungen zu erkennen und zu verstehen. Daher ist eine Analyse in mindestens drei Dimensionen für die Bewertung jedes Prozesses entscheidend: externer Kunde, interner Kunde und am Prozess beteiligte Personen.

Wer braucht Digitalisierung

Ein Prozess hat es an sich, dass er als eine Reihe von Aktionen, die zu einem bestimmten Ergebnis führen, auf nichts wartet. Manchmal erfolgt ein Prozess unbemerkt von selbst, obwohl nicht immer in geordneter Weise. Selbst wenn dies effektiv ist (es bringt die erwarteten Ergebnisse), kann es als angemessen angesehen werden? Nicht unbedingt.

Die Implementierung der Digitalsierung hängt von den Entscheidungen der Prozessleiter, Bereichsleiter und Vorstände ab.

Ein hervorragendes Beispiel für einen Prozess, der in der Lieferkette entscheidend ist, ist die Organisation des Warentransports. Es mag recht unkompliziert erscheinen und leicht zu implementieren sein. Schaut man jedoch etwas genauer hin, stellt man fest, dass an der Lieferung von Waren eine ganze Reihe von Parteien beteiligt sind und deren Erwartungen oft widersprüchlich sind. Erst dann bekommt die Realität neue Farben.

Erste Dimension – der Prozess erfüllt die Bedürfnisse eines externen Kunden, der nicht immer derjenige ist, der den Transportauftrag erteilt. Es kann auch der Kunde sein, der die Ware bestellt und die Lieferung zum vereinbarten Zeitpunkt am Zielort erwartet. Er interessiert sich nicht für den Prozess selbst, sondern für das Ergebnis.

Zweite Dimension – der Prozess erfüllt die Bedürfnisse eines internen Kunden. Bevor die Information über den Transportbedarf an die für die Logistik zuständige Abteilung weitergegeben wird, landet sie auch sehr oft erst in der Vertriebs- und Kundendienstabteilung, die das „Fenster zur Welt“ ist. Auch hier gibt es Anforderungen, vor allem in Bezug auf die Einholung von Informationen über den Stand der Umsetzung.

Dritte Dimension – der Prozess erfüllt die Bedürfnisse derer, die an seiner Umsetzung beteiligt sind. Der Kunde hat eine Ware gekauft, die Verkaufsabteilung hat die Planung durchgeführt, der Kundendienst hat die Verfügbarkeit und den Liefertermin bestätigt. Es ist also Zeit für die Logistik. Es liegt in der Verantwortung des Logistikers, „den Transport zu finden“. Also kontaktiert er Subunternehmer – Spediteure, Frachtführer – um ihnen den Transportauftrag zu erteilen. Er setzt Termine, Bedingungen, bestätigt den Vertragspreis oder verhandelt individuelle Transportbedingungen. Und der Transportauftrag selbst… Eine tägliche Mischung aus E-Mails, Telefonen, Nachrichten. Hinzu kommt die Erfassung von Fahrer- und Fahrzeugdaten zur Weitergabe an das Lager und an den Vertrieb und Kundendienst zur Benachrichtigung des Kunden.

Der Logistiker bleibt in diesem Teil des Prozesses im Fokus. Es ist seine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass der Kunde die bestellte Ware erhält. Also sendet er E-Mails, ruft an, beantwortet Textnachrichten, kommuniziert über Messenger. Er hat alles unter Kontrolle … bis sich etwas ändert. Zum Beispiel ein möglicher Versandtag. Dann beginnt der Prozess für den Logistiker von vorne… E-Mails, Anrufe, Angebote, Verhandlungen, Textnachrichten… mit einem Wort, eine „One-Man-Show“.

Wenn etwas gut funktioniert, warum sollte man es ändern?

Usain Bolt gewann Sprints über 100m. Er lief schneller als seine Konkurrenten, weil er in jeder Hinsicht besser war. Er startete besser, bewegte seine Beine effizienter und nahm in jeder Phase des Sprints eine bessere Körperposition ein. Ich weiß, es mag seltsam erscheinen, dass ein Sprint von 9,58 Sekunden in Etappen unterteilt ist. Es besteht aus Teilabschnitten – wie jeder Prozess. Einnehmen der Startposition, Startreaktion, Verlassen der Blöcke, Beschleunigen, Erreichen der Höchstgeschwindigkeit, Beibehalten der Geschwindigkeit, Ende, Ziel. Wird eines Tages jemand schneller sein? Ich hoffe es. Und es wird sehr spannend sein, einen weiteren Rekord zu sehen … vielleicht wird er um nur 0,01 Sekunden, also nur 1 Promille (0,1 %), geschlagen.

Was muss man also tun, um auf 100 Metern schneller zu sein? Einfach einmal besser laufen als Usain Bolt 🙂 Aber es ist nicht das, worum es bei betrieblichen Prozessen geht, wo Wiederholbarkeit entscheidend ist.

Inwiefern hängt das aber mit dem Prozess der Transportorganisation zusammen? Nun, je länger Sie versuchen, den aktuellen Prozess zu verbessern, desto kleinere Gewinne können Sie in der Zukunft erwarten. Ist eine Verbesserung um 0,1 % zufriedenstellend? Sie kennen die Antwort wahrscheinlich schon. Um Albert Einstein zu paraphrasieren – während Sie immer wieder das Gleiche tun, sollen Sie keine anderen Ergebnisse erwarten.

Digitalisierung = Strategie + Prozess + Tools

Erstens: Strategie:

1. Geben Sie Daten nur einmal an einem Ort ein.
2. Erwerben Sie Zugriff auf Daten, die Sie nun per E-Mail, Telefon oder Textnachricht erhalten.
3. Verwenden Sie gemeinsam genutzte Informationen und teilen Sie Informationen.
4. Erfassen Sie Daten aus der Community.
5. Hören Sie auf, anzurufen, E-Mails oder Textnachrichten zu schreiben und zu senden.
6. Betrachten Sie den Prozess als kleine Tätigkeiten, die in ein größeres Ganzes in der Lieferkette einfließt.
7. Verbessern Sie den Informationsfluss zwischen Kunden, Prozessbeteiligten und deren Auftragnehmern.
8. Konzentrieren Sie Ihre Betriebstätigkeit auf Ausnahmen, d.h. auf das, worauf reagiert werden muss und wo echte Aufmerksamkeit gefragt ist; der Rest sollte automatisch funktionieren.
9. Alles soll einfach und effektiv sein.
10. Alles soll effizient und automatisch erfolgen.

Zweitens: Prozess:

1. Versuchen Sie nicht, das Rad neu zu erfinden.
2. Der Transportmarkt ist sehr fragmentiert, mit einer großen Anzahl von Teilnehmern, die ein effizienter Prozess berücksichtigen sollte.
3. Nutzen Sie den Vorteil eines universellen Prozesses für alle Frachtführer und Spediteure.
4. Verbinden Sie viele Teilnehmer in einem Prozess.
5. Stellen Sie sicher, dass Ihr Informationsbedarf und der der Transportgemeinschaft gedeckt ist.
6. Suchen Sie nicht um jeden Preis nach Frachtführern – die Technologie erledigt das dank Algorithmen für Sie.

Drittens: Tools:

1. Verwenden Sie eine Plattform, die auf einem universellen Prozess basiert.
2. Wählen Sie eine Plattform, die bereits von der Transport-Community genutzt wird – einschließlich Ihrer bestehenden Subunternehmer; wenn diese dort sind, dann ist Ihre Fracht auch dort.
3. Integrieren Sie Ihr eigenes Tool mit der universellen Plattform – senden und empfangen Sie Informationen automatisch.
4. Passen Sie Ihre eigenen Werkzeuge an die digitale Welt an.
5. Investieren Sie nicht in ein Werkzeug, das Sie praktisch umsonst haben können. Wenn Sie ein Budget für die Toolentwicklung haben, investieren Sie in die Integration.
6. Entwickeln Sie kein Tool für Ihre eigenen Bedürfnisse, von dem Sie die Logistik, den Kundenservice, den Vertrieb, den Kunden, den Frachtführer oder den Spediteur zu überzeugen versuchen. Sie können sicher sein, dass diese Zugang zu Informationen brauchen, nicht Ihr Werkzeug.

Bei der Digitalisierung geht es um die Nutzung gemeinsamer Daten und die Fähigkeit, diese effektiv zu nutzen, um ein effektives Ziel zu erreichen.

Wenn man sich schnell verlagern will, kauft man keinen Zug oder kein Flugzeug, man baut keine Bahnhöfe oder Flughäfen. Sie kaufen ein Ticket und steigen in das Verkehrsmittel ein. Sie nutzen eine gemeinsame Lösung, eine riesige Infrastruktur, für die jeder zahlt, wenn er sie nutzen will. Sie teilen und nutzen es wie jeder andere auch. Dadurch erzielen Sie Vorteile.

Denken Sie daran, dass die Werkzeuge für Ihre Prozesse kein Hindernis und keine weitere Barriere für die Erreichung von Effizienz sein sollten – vor allem, wenn es viele Beteiligte im Prozess gibt. Andere sind der Meinung, dass „ihr Werkzeug besser ist als Ihres“ und Sie glauben, dass „Ihres besser ist“. Eine universelle Plattform beseitigt dieses Problem. Sie verbindet alle auf gleicher Ebene mit gleichem Zugang zu Informationen.

Persönlicher Concierge – wo Sie nach Einsparungen suchen können

Der Concierge-Service ist teuer. Früher zündete er Kerzen an, kümmerte sich dann um die Gäste und heute macht er Dinge, die gemeinhin als unmöglich gelten (z.B. Tickets für ein Konzert besorgen, wenn sie nicht mehr im Verkauf sind). Er hat Zugang zu Informationen, die nicht allgemein verfügbar sind. Bei alltäglichen Tätigkeiten hat ihn die Technik längst ersetzt.

Wenn der Erfolg Ihres Angebots durch den Preis und nicht durch Emotionen bestimmt wird, warum nutzen Sie dann noch einen persönlichen analogen Berater?

Ein Spediteur oder ein Frachtführer „auf Abruf“ (per E-Mail oder Telefon) ist ebenso bequem. Sie rufen an… er organisiert. Sie schreiben… er stellt ein Fahrzeug zur Verfügung. All das unabhängig davon, ob es um einen Standard- oder Sonderservice geht. Einem Anreiz folgt Handeln. Sie fragen… er tut es. Es funktioniert, aber es kostet ihn jedes Mal die ganze Energie und Zeit für Ihren Fall. Deshalb ist es auch so teuer: Luxus hat seinen Preis.

Und was, wenn… Willkommen in der neuen digitalen Welt der Logistik 4.0

Bei der Digitalisierung geht es um den Zugriff auf Informationen in Echtzeit, von überall aus, automatisch (ohne zu fragen). Sobald die Informationen, auch vom Frachtführer oder Spediteur, eingegeben wurden, stehen sie dem Verlader sofort zur Verfügung.

Solche Möglichkeiten im Bereich des Straßenverkehrsmanagements bietet die Trans.eu-Plattform. Sie ermöglicht eine effiziente Kommunikation mit Spediteuren und Frachtführern, den Austausch von Frachtinformationen (Senden mit Preisanfrage, mit Sofortkaufpreis, ohne Preis), das Senden eines Auftrags an einen ausgewählten Spediteur und die Beobachtung des Status der Ausführung, das Abrufen von Fahrzeug- und Fahrerdaten für Benachrichtigungszwecke, den Austausch von Dokumenten, die für die Abwicklung des Auftrags erforderlich sind (z.B. Frachtbrief/CMR, Lieferschein, Rechnung).

Und das alles völlig digital – ohne E-Mails, Excel-Tabellen, Textnachrichten, Anrufe. Und wenn Sie sich dafür entscheiden, die Plattform per API mit Ihrem eigenen System zu verbinden, haben Sie automatisch Zugriff auf alle Informationen, und Sie und Ihre Spediteure und Frachtführer können an ihren eigenen Systemen arbeiten. Dies ist kein Wunschdenken mehr. Es ist eine Notwendigkeit.

Der Prozess der Digitalisierung, auch wenn er schwierig, langwierig und kompliziert erscheinen mag, muss überhaupt nicht so sein. Sprechen Sie mich an und finden Sie heraus, dass Logistik 4.0 greifbarer ist, als Sie denken.

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• Piotr Roczniak
• Global Account Manager, Trans.eu
• Und das alles völlig digital – ohne E-Mails, Excel-Tabellen, Textnachrichten, Anrufe. Und wenn Sie sich dafür entscheiden, die Plattform per API mit Ihrem eigenen System zu verbinden, haben Sie automatisch Zugriff auf alle Informationen, und Sie und Ihre Spediteure und Frachtführer können an ihren eigenen Systemen arbeiten. Dies ist kein Wunschdenken mehr. Es ist eine Notwendigkeit. Schreiben Sie mich auf proczniak@trans.eu an oder kontaktieren Sie mich über mein Profil auf LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/piotrroczniak/